Nói đến Excel ,chúng ta thường nghĩ đến ngay những công thức, những phép tính và những đoạn mã Script…. sẽ giúp cho công việc được thực hiện một cách nhanh chóng. Trong bài viết này, phamnhan.com sẽ Tổng hợp cách đánh số thứ tự trong Excel.

Ngoài về cókhả năng hỗ trợ tạo ra những bảng biểu, hay những công thức tính toán phức tạp ra thì Excelđó còn có rất nhiều tính năng nhỏ nhưng cực kỳ hữu ích khác. Ví dụ như bạn có một danh sách dài về quản lý nhân sự, quản lý danh sách nhân viên hoặc là vềdanh sách số điện thoại… với Excel, bạn có thể thực hiện được đánh số thứ tự trong danh sách mà bạn cần phảiquản lý chỉ với 1 click chuột là xong, bạn không cần phải click chuột vào từng ô mộtvà nhập từng số như nhiều bạn vẫn haylàm. Điều này thấylà quá bất tiện, kém chuyên nghiệp và đôi khi cũng làdẫn đến sai sót ở một vị trí nào đó nếu nhưbảng thống kê chưacó hàng trăm, hàng nghìn con số cần phảinhập.

Bạn đang xem: Đánh số thứ tự có chữ trong excel

Vâng ! Nếu như bạn chưa biết đến cách đánh số thứ tự trong Excel thì đây là mộtbài viết dành cho bạn đó. Ứng dụng Excel là một lậptrình soạn thảo, thống kê vềvăn bản nên nó cũng sẽ được tích hợp rất nhiều cho nhữngcông cụ và nhữngtính năng hữu ích để tạocho công việc thống kê và tính toán đó của bạn được thuận lợi hơn, nhanh chóng hơn và được chính xác hơn. Sau đây sẽ là bài hướng dẫn chi tiết cụ thể

I. 4 Cách đánh số thứ tự trong excel 2007, 2010, 2013, 2016

Cách đánh số thứ tự trong excel 2007

Cách đánh số thứ tự trong excel thứ 1:

Đánh số trực tiếp vào từng mỗiô trong excel, đây sẽlà cách thủ công nhất vàdễ dàng sử dụng đượckhi lượng số thứ tự trong đókhông quá nhiều. Với nhữnglượng số thứ tự từ 30 trở lên chắc chắn đósẽ thành trở ngại lớn cho công việc thống kê. Cách đánh số thứ tự trong excel thứ 2:

Cách đánh số thứ tự trong Excel chỉbằng kéo chuột. Chỉ với hai bước:

Bước 1: điền số thứ tự cho 2 ô đầu tiên

Bước 2: bôi đen với2 ô vừa điền số, sau đó đặt chỉchuột ở góc ô cho đến khi chuột hiện thành dấu cộng, vàbắt đầu kéo xuống mức thứ tự ta mong muốn.

Cách đánh số thứ tự trong excel thứ 3: đánh số bằng công thức. Chỉ với hai bước:

Bước 1: điền nhữngsốthứ tự cho ô đầu tiên

Bước 2: nhập đến cáccông thức =vị trí ô vừa điền+n (tùy ý bạn muốn quy luật số thứ tự như thế nào, liên tục thì n=1, lẻ số n=2,…

Cách đánh số thứ tự trong excel thứ 4: đánh số bằng thanh công cụ Fill.

II. Hướng dẫn cách đánh số thứ tự trong Excel hoàn toàn tự động

Cách đánh số thứ tự trong excel 2007

1. Sử dụng tính năng Fill Series để đánh số thứ tự nhanh

Bước 1: Bạn hãy mở file Excel mà bạn muốn cách đánh số thứ tự trong Excel ra. Ví dụ như mình có file Excel.Bước 2: Nhập số 1 vào nhữngô mà bạn bắt đầu bạn muốn đánh STT. Nhấn chọn ô đó => rồi di chỉchuột vào góc phải bên dưới của ô đó => xuất hiện đượcdấu cộng như hình bên dưới => bạn nhấn giữ chỉchuột trái và kéo đượcxuống đến vị trí bạn muốn kết thúcBước 3: Lúc này bạnsẽ xuất hiện đượcmột icon cótính năng bên cạnh. Bạn hãy click chuột vào dấu tam giác đó như hình bên dưới => sau đó tích chọn Fill Series để tạo được nhữngsố thứ tự theo dòng như bạn muốn. Và đây chínhlà kết quả.

2. Cách đánh số thứ tự trong Excel tự động, sử dụng phím Ctrl (khuyên dùng)

Bạn hãymở file Excel lên => rồi nhập số 1 vào mỗiô bạn muốn bắt đầu đánh STT.

Nhấp chỉchuột trái vào ô mà bạn vừa nhập số đượcđó => dê chuột xuống bên góc phải, bên dưới của ô mà bạn vừa lựa chọn => xuất hiện đượcdấu cộng như hình bên dưới => lúc này hãy nhấn giữ phím Ctrl, đồng thời kéo chỉ chuột xuống nhưvị trí màbạn muốn kết thúc.

Làmgiống hệt cách số 1 nhưng khác đólà nhấn giữ thêm phím Ctrl thôi cũng là công thức đánh số thứ tự trong excel quan trọng.

III. Cách viết số 0 ở đầu số trong Excel

cách đánh số thứ tự trong excel 2010

1. Nhập dấu nháy đơn trước dãy số cần nhập.

Excelsẽ tự động bỏ dấu nháy đó đi, tuy nhiên sẽcó cảnh báo vềhình tam giác màu xanh phía trên

2. Chọn định dạng cột kiểu Text.

Bước 1: Lựa chọn cột cần tạo số 0 -> Chuột phải -> Chọn Format CellsBước 2: Hộp thoại Format Cells xuất hiện. Tại mục Category -> chọn Text -> OK

Kết quả khi bạn nhập số 0 đầu dãy không bị biến mất

3. Sử dụng Custom

Bước 1: Lựa chọn cột cần viết số 0 -> Chuột phải -> Format CellsBước 2: Hộp thoại xuất hiện bạn chọn Custom -> Mục Type nhập số chữ số 0 muốn hiển thị (giả sử chọn 12) -> OK.

IV. Một số kiểu đánh số thứ tự khác trong Excel có thể bạn quan tâm

Cách đánh số thứ tự trong excel 2010

1. Hướng dẫn cách đánh số thứ tự lặp lại theo chu kỳ trong excel

Bước 1: Đầu tiên, bạn hãyđặt tên lần lượtcho cả 2 sheet đólà danh sách mỗisinh viên và phòng thi thay vì việc theotên mặc định của nó nhé. Cũngcó thể bạn sẽ đặt tùy theo vào ýcủa bản thân mình.Bước 2: Tại Sheet trongphòng thi, bạn hãybôi đen vùng dữ liệu, chỉ để chừa phần tên cột thôi vàsau đó vào Formulas > chọn Defined Names > Chọn Define Name. Tại đây,chúng ta sẽ gán được tên cho dữ liệu này là V.Bước 3: Quay trở lại về phầnsheet nhữngdanh sách sinh viên mà bạn nhập đượcsố phụ cho thí sinh đầu tiên là 1. Sau đó, nhập được về công thức sau cho thí sinh thứ 2: =IF(B3=5,1,B3+1).Bước 4: Sau đó, bạn hãysao chép cho tất cả nhữngcột bêndưới lại để xem vềkết quả khi đánh nhữngsố thứ tự đượclặp lại theo chu kỳ trong công thức đánh số thứ tự trong excel.Bước 5: Tiếp theo vềtại ô phòng thi là cột Fnhập đượccông thức sau: =IF(A3=5,"V",VLOOKUP($A$3,A,2)).

Đây là mộthàm điều kiện và kèm theo tìm dữ liệu, nếu như các ô đó cóthỏa mãn về nhữngđiều kiện của dữ liệu V ở Sheet thìphòng thi đósẽ xuất ra đượckết quả cótương ứng vớiCột B bên Sheet phòng thi.

Bước 6: Kết quảđó sẽ được như hình ở dưới, tại đâychỉ cần sao chép lại đượccho hầu hết cột ở dưới đólà việc đánh được nhữngsố thứ tự vàlặp lại theo chu kỳ trong công thức đánh số thứ tự trong excel sẽ hoàn tất.

Kết quả cuối cùng đó làkhi đánh số theothứ tự lặp lạichu kỳ trong công thức đánh số thứ tự trong excel sẽnhư hình dưới. Tất nhiên đólà ví dụ trên đóchỉ áp dụng được vỏn vẹn cho nhữngdanh sách có 10 người mà thôi, nhưng hãy nghĩ rằng nếu nhưchúng ta đánh theo nhữngsố thứ tự cólặp lại theo một hoặc một vàichu kỳ trong công thức đánh số thứ tự trong excel với nhữngdanh sách lên đến 1000 ngườisẽ thấy được hiệu quả cao của thủ thuật này. Trong quá trình thực hiện. thao tác nàynếu nhưcó bất kỳ thắc mắc hoặc bạn cóvướng mắc ở công đoạn nào,có thể đểngay lại lời nhắn tại đây. Đội ngũ quản trị sẽ giúp bạn giải đáp thắc mắc

2. Đánh số trang giữa các sheet trong excel theo thứ tự

Bước 1: Đầu tiên đó làbạn hãy đặt lần lượt đặt tên cho cả 2 sheet là nhữngdanh sách sinh viên và phòng thi thay vì làm theotên mặc định của nó nhé, cũng có thể bạn đặt được tùy theo ý của bản thân mình.Bước 2: Tại Sheet trong phòng thi, bạn bôi đen vùng dữ liệu, chỉ để chừa ra phần tên cột thôi, sau đó vào chọn Formulas > chọn Defined Names > Chọn Define Name. Tại đây chúng ta sẽ gán tên cho dữ liệu này là V.Bước 3: Quay trở lại với sheet danh sách sinh viên bạn nhập số phụ cho các thí sinh đầu tiên là 1. Sau đó nhập vào công thức sau cho thí sinh thứ 2: =IF(B3=5,1,B3+1).Với B3 ở đây tương ứng với các thí sinh thứ 2 nằm cột B. Tại đây chúng ta sẽ gán nếu như danh sách của thí sinh đó chưa bằng 5 thì nó sẽ được +1, còn nếu >5 sẽ lặp lại từ 1.Bước 4: Sau đó thì bạn sao chép cho tất cả các cột dưới lại để nhằm xem kết quả khi đánh số thứ tự lặp lại theo các chu kỳ trongcông thức đánh số thứ tự trong excel.Bước 5: Tiếp theo tại ô của phòng thi là cột F chúng ta sẽ nhập công thức sau: =IF(A3=5,"V",VLOOKUP($A$3,A,2)). Đây là một hàm điều kiện kèm theo tìm dữ liệu, nếu như ô thỏa mãn điều kiện của dữ liệu V tại Sheet phòng thi sẽ xuất ra các kết quả tương ứng Cột B bên Sheet phòng thi.Bước 6: Kết quả sẽ hiện ra, tại đây chúng ta chỉ cần sao chép lại cho cột ở dưới là việc đánh số theo thứ tự lặp lại theo chu kỳ trong Excel sẽ hoàn tất.

3. Lỗi trong cách đánh số thứ tự trong Excel

Bước 1: Thay vì bạn đánh số 1, bạn cần đánh số 1 và số 2. Cũng có thể hãy đánh liên tiếp số 1, 2, 3 ... cũng được.Bước 2: Sau đó bạn hãy bôi đen cả 2 số 1 và 2 và nhấn vào phía góc của số 2 để con trỏ chuột sẽ trở thành dấu (+). Sau đó hãy nhấn và kéo chuột xuống dưới.Bước 3: Lập tức sau đóbạn sẽ thu được hàng loạt nhữngsố thứ tự nhưmình muốn. Nếu như bạn muốn kéo dài đếnnhữngsố thứ tự, hãy bôi đen lại toàn bộ những phần số đó và tiếp tục đểthực hiện đếnthao tác kéo thả.

Và bạn sẽ sửa nhữnglỗi cách đánh số thứ tự trong Excel dễ dàng, tạo được vềcác số thứ tự như ý muốn.

Vấn đề lỗi cách đánh số thứ tự trong Excel của bạn đóchỉ là đánh thiếusố 2 mà thôi. Cần phải đánh ít nhất được 2 số này như là "mồi" để Excel hiểu nhưbạn muốn thực hiện hàng loạt số thứ tự.

Ngoài cách đánh số thứ tự trong Excel đó ,thì cũng có một thủ thuật khác sẽkhá quan trọng liên quan tới thứ tự. Đó chính là cách tạo rahàm Rank trong Excel.

V. Làm thế nào để sắp xếp dữ liệu trong bảng tính Excel (cách chính xác)

cách đánh số thứ tự trong excel 2010

1. Sắp xếp đơn giản trong Excel

Cách đánh số thứ tự trong excel là gì?Sắp xếp có thể sẽ rất đơn giản, quy trình chỉ 2 cú click sẽgiúp sắp xếp lạinhững dữ liệu cótrong bảng tính của bạn. Chúng ta hãycùng học cách thực hiện nhé.

Trong bài tập công thức đánh số thứ tự trong excel, bắt đầu bằng việc đó làclick chuột vào một dòng của cột mà bạn muốn sắp xếp. Bây giờ, hãyđảm bảo là bạn đang ở tab Home trên thanh ribbon, và tìm đượcnút Sort and Filter nằm ở xa phía bên phải của thanh đó .

Chú ý rằng vớinhững lựa chọn sắp xếp đó, bạn có thể sắp xếp được nhữngchữ từ "A đến Z", hoặc "Z đến A". Những phầnlựa chọn đơn giản này sẽ đượcsắp xếp dữ liệuCách đánh số thứ tự trong excel 2007 theo thứ tự abc, vàtheo hướng nào còntùy thuộc vào việclựa chọn mà bạn chọn.

Khi bạn đãsắp xếp dữ liệu trong cách đánh số thứ tự trong excel, toàn bộ vềcác dòng sẽ được sắp xếp theo như vậy. Về cơ bản, cột màbạn chọn sẽ là "chìa khóa" mà Cách đánh số thứ tự trong excel dùng để quyết định vàsẽ sắp xếp nhữngdữ liệu đó thế nào. Nhưng sẽmỗi dòng là một sự ghi chép, vậynên cầnđược thiết lập nhóm với nhau.

Thật là dễ dàng để thực hiện đượcviệc sắp xếp cơ bản này. Chỉ đơn giản đó là click vào trong cột dữ liệu, rồi chọn phương pháp sắp xếp, và cách đánh số thứ tự trong excel 2007sẽ tự sắp xếp đượctheo nhữngthứ tự dữ liệu ởtrong một bảng tính đó .

2. Làm thế nào để không sắp xếp dữ liệu excel của bạn.

Vấn đề phát sinh đó làkhi bạn có một bảng tính lớn vềdữ liệu, nhưng bạn vô tình đã sắp xếp đượcchỉ một cột dữ liệu. Mỗi dòng dữ liệu đó trong Microsoft Excel thật sự sẽtrông giốngnhư một bản sao đượcchép như cũ, thông qua các dòng.

Lỗi lớn nhất mà mỗingười dùng Excel gặp phải đó là chỉ chọn ramột cột đơn khi được sắp xếp, và chọn sai về nhữnglựa chọn trong cửa sổ tiếp theo.

Cách đánh số thứ tự trong Excel sẽ cảnh báo đếnchúng ta, với đượcmột cửa sổ códán nhãn Sort Warning. Cửa sổ pop-up đósẽ có những chọn lựa cho mở rộng vùng chọn (Expand the selection) (chọn cái này) hoặc tiếp tục với vùng chọn hiện tại (Continue with the current selection)

Tôi luôn nghĩ rằngnhững chọn lựa trong cửa sổ này sẽ không thể làm cho bạn hiểu rõ được hết. Chỉ cần bạn biết rằngsẽ muốn sử dụng Expand the selection để đảm bảo đượcrằng cách đánh số thứ tự trong Excel sẽ bao gồm hếttất cả nhữngcột khi được sắp xếp dữ liệu.

Cho mục đích đểkiểm tra, chúng ta sẽ thấy đượcđiều gì xảy ra khi mà chúng ta lựachọn một cột, và chọn đượcmẫu sắp xếp Continue with the current selection.

Không sử dụng về lựa chọn Continue with current selection nếu như bạn làm việc đượcvới một cột đơn - đảm bảo là việc chọn mở rộngđó vùng chọn dữ liệu của bạn.

3. Sắp xếp các dữ liệu excel nâng cao

Làm thế nào mànếu chúng ta muốn biếtCác đánh số thứ tự trong excel:

Sắp xếp theo nhưthứ tự chữ cái theo bảng , sau đó là theo phầnquốc gia trong một bảng tính.

Sắp xếp đến theo nhữngthứ tự chữ cái theo tên của một khách hàng và sau đólà theo nhưmỗi mẫu công việc đó mà chúng ta đã thực hiện cho họ.

Sắp xếp phầnnhững khách hàngtrong một danh sách theo nhưthứ tự chữ cái và tiếp đó là theo về số tiền của mỗi dự án cá thể đó, từ lớn nhất sang nhỏ nhất.

Câu trả lời cho tất cả những điều này đó là sắp xếp đượcnâng cao, nơi bạn có thể thiết lập đượcrất nhiều những cấp độ khi sắp xếp dữ liệu. Chúng ta sẽ cùng đi sâu đượcvào ví dụ cuối cùng bằng cách sử dụng mẫu dữ liệu.

Để bắt đầu, click chuột vào nhữngnơi bất kỳ bên trong dữ liệu của bạn và tìm đượclựa chọn Sort & Filter, và sau đó chọn Custom Sort.

Trong trường hợp nhưcủa tôi, tôi sẽ chọn đến Client từ thực đơn menu thả xuống, và tại phần Sort On thiết lập Values, và Order thiết lập A to Z. Tiếng anh sẽdễ hiểu, thiết lập này sẽ đượcsắp xếp theobảng tính cách đánh số thứ tự trong Excel vàdựa vào thứ tự chữ cái.

Khi bạn nhấn OK, cách đánh số thứ tự trong Excel sẽ sắp xếp đượcbảng tính dựa vào những quy tắc mà bạn đã xây dựng lêntrong cửa sổ này.

4. Tóm tắt và tiếp tục tìm hiểu.

Tuy nhiên, Sắp xếp đólà một kỹ năng khác mà người sử dụng bảng tính sẽcần luôn có chúng đểsẵn sàng trong nhữngbản thao tác cách đánh số thứ tự trong Excelcủa mình. Khi bạn cần sử dụng lại nhữngdữ liệu cũ trong bảng tính, ta sẽ mất đến quá nhiều thời gian để cắt và dán theo các dòng theo một trình tự nhất định. Do đó, sắp xếp một là việc cần thiết.

Luôn luôn, bạn có thể phát triển đếnnhững kỹ năng mà bạn đã học hôm nay bằng cách tham khảo thêm được những hướng dẫn cách đánh số thứ tự trong Exceltuyệt vời khác.

Học cách làm việc với những công thức Excel tại Làm thế nào để quản lý các công thức của bạn trong cách đánh số thứ tự trong Excel.

VI. Excel không nhảy công thức

1. Bạn đã nhập công thức vào ô có định dạng Text

Trong hình trên ta cóthấy ô B5 có định dạng là Text nên công thức đókhông thể tự động tính được. Cách khắc phục đólà bạn chuyển định dạng của ô B5 sang General, Number hoặc bất cứ mộtdạng nào khác Text là được. Sau đó hãynhập lại công thức hoặc nhấn F2 và Enter.

2. Excel đang ở chế độ chỉ hiển thị công thức

Đây chínhlà 1 chế độ của Cách đánh số thứ tự trong excel, được thiết lập trong nhữngmục Options/ Advanced/ Show formulas in cells instead of their calculated results (hoặc phím tắt ctrl + `)

Ở chế độ này toàn bộ về nhữngcông thức trong 1 sheet sẽ chỉ đượchiển thị nhữngnội dung củacông thức mà không hiển thị đếnkết quả.

Cách khắc phục:

Tắt tính năng này bằng cách bỏ dấu tích trong những mục Show formulas in cells instead of their calculated resultsHoặc bạn có thể bấm phím tắt Ctrl + ` một lần nữa để tắt những tính năng có chỉ hiển thị công thức

Vì sao cách đánh số thứ tự trong Excel lại có chế độ chỉ hiển thị công thức?

Nhằm sẽgiúp đượcngười dùng sửa nội dung củacông thức nhanh hơn, cách đánh số thứ tự trong Excelcho phép đưa ratrạng thái Sheet về dạng chỉ hiển thị đếncông thức để việc sửa công thức đóđược nhanh hơn, dễ dàng hơn, tránh với việcnhầm lẫn các nội dung khác.

3. Bạn đang đặt Excel ở chế độ tính toán thủ công (manual)

Bạn có thể thấy ở trong hình trên, Workbook calculation đang ở Manual. Bạn cần phải chuyển về Automatic để cách đánh số thứ tự trong Excel tự động tính toán được công thức. Cách làm như sau:

Đối với cách đánh số thứ tự trong Excel 2010bạn cầnthực hiện bằng cách đóvào Tools > Options…. Cửa sổ Options xuất hiện > Chọn tab Calculation > Kích chọn Automatic > Nhấn OK và để lưu cài đặt, và bây giờ có thể xem kết quả!

Đối với cách đánh số thứ tự trong Excel 2010 trở lên bạn vào File > Options > Chọn Formulas ở cột bên trái > Kích chọn Automatic ở bên phải > Nhấn Ok.

Hoặc bạn cũng có thể nhất F9 để cách đánh số thứ tự trong Excel đótính toán lại nhữngcông thức sau mỗi lần tính. Với những cáchnày thì mỗi lần bạn muốn làmExcel tính thì phải nhấn F9.

Xem thêm: Cách Xóa Đánh Dấu Trang Trong Word, Bỏ Đánh Số Trang, Cách Xóa Số Trang Trong Word, Bỏ Đánh Số Trang

4. Công thức của bạn đang bị vòng lặp (Circular References)

Với nhưtrường hợp này thì công thức sẽ luôn bằng không. Cách khắc phụclà bạn cần phải kiểm tra được và loại bỏ vòng lặp

Cách kiểm tra đónhư hình bên trên: Tại thẻ Formulas, bạn chọn Error Checking, sau đó chọn Circular References. Cách đánh số thứ tự trong Excelsẽ dẫn bạn đến nhữngô bị vòng lặp công thức (tính toán chéo nhau nhiều lần). Bạn xem có nhữngcông thức nào bị tính chéo nhau chỉnh hoặc paste value 1 giá trị bị chéo là được. Hai công thức sẽ không thể cộng chéo nhautrực tiếp hoặc gián tiếp qua một ô thứ 3. Nên bắt buộc bạn cầnphải chỉnh hoặc paste value thì công thức cuối cùng đó mới tính được.

VII. Kết luận

Vậy vừa rồichia sẻ xong đến các bạn cách đánh số thứ tự trong Excel một cách hoàn toàn tự động rồi nhé. Phải nói lại đây chínhlà một thủ thuật excel nhỏ nhưng cócực kỳ hữu ích trong rất nhiều nhữngtrường hợp khi màbạn làm việc với cách đánh số thứ tự trong Excel. Và một khi bạnđã làm việc với Excel thì việc mà bạnáp dụng tính năng này vào công việc là một điều bắt buộc và rất cần thiết nếu như bạn muốn làm việc tốt với cách đánh số thứ tự trong Excel. Hy vọngvới chia sẻnày sẽ hữu ích đếnvới bạn trong việc học tập cũng như công việc. Chúc các bạn thành công nhé!